Crear documentos de fácil lectura
Aquí vamos a dar una serie de consejos o criterios a tener en cuenta a la horar de elaborar un texto para un documento para hacerlo lo más fácil posible de leer.
Tenemos que tener siempre en cuenta el grupo de palabras y el lenguaje que entenderán con mayor probabilidad y encontrarán más interesante las personas que integran el grupo objetivo de dicho documento. Aunque esto puede depender de cada persona, para elaborar un documento que sea accesible al mayor número posible de personas existen algunas normas de tipo general que se deberían observar:
- Use un lenguaje sencillo y directo
Emplee las palabras más sencillas expresadas de la forma más simple. Evite las estructuras complejas y los conceptos abstractos y refleje con claridad las ideas que desea transmitir. - Evite los conceptos abstractos
Si ha de mencionar conceptos abstractos, sírvase de ejemplos concretos o de comparaciones que faciliten la comprensión del tema. - Emplee vocablos cortos relativos al lenguaje cotidiano hablado
Evite las palabras largas difíciles de leer o pronunciar. Emplee únicamente palabras de uso habitual para las personas que integran el grupo objetivo. No obstante, emplee un lenguaje de adultos cuando escribe para personas adultas. - Personifique el texto tanto como sea posible
Diríjase a sus lectores de manera directa y personal. La expresión de “Usted tiene derecho a…” es siempre mejor que “Los usuarios del servicio tienen derecho a…” - Haga uso de ejemplos prácticos
Los ejemplos prácticos pueden ser útiles para que las personas entiendan los conceptos abstractos y para relacionar la información con las situaciones de su propia vida. - Diríjase a los lectores de manera respetuosa
Emplee un lenguaje de adultos al escribir para personas adultas. Considere el uso del pronombre “Tú” o “Usted”. Si duda respecto al empleo de uno u otro, pregunte a las personas con retraso mental como les gustaría que se dirigieran a ellas. - Utilice oraciones cortas en su mayoría
- Incluya una sola idea principal en cada oración
No intente expresar más de una idea o tema en cada oración. - Utilice un lenguaje positivo
Evite el lenguaje negativo y las negaciones, ya que se pueden prestar a confusión. - Emplee preferentemente la voz activa frente a la pasiva
Haga que su documento sea tan activo e interesante como sea posible. En general, el uso de la voz activa hace que el documento sea más vivo y menos complicado. - No dé por asumidos conocimiento previos sobre el tema en cuestión
- Sea sistemático al utilizar las palabras
Utilice la misma palabra para nombrar una misma cosa, incluso aunque la repetición de palabras afecten al estilo de redacción. - Elija signos de puntuación sencillos
Evite el punto y coma, los guiones y las comas. - No emplee el subjuntivo
El “futuro incierto” (…podría…, … debería …) es impreciso y se presta a confusiones. Evítelo siempre que pueda. - Tenga cuidado con el lenguaje figurativo o metafórico si son vocablos de uso poco común
Las personas con retraso mental pueden desconocer este tipo de lenguaje, pero si fueran de uso generalizado en el lenguaje cotidiano pueden dar colorido al documento. - Cuidado con el uso de números
Las cifras largas o complicadas suelen ser incomprensibles. Use el vocablo muchos para referirse a una cifra muy alta como 3545, y algunos cuando se refiera a un porcentaje como el 14%. Si ha de remontarse a una fecha, por ejemplo 1867, refiérase a ella como hace mucho tiempo. Si se trata de cifras pequeñas, utilice siempre el número y no la palabra, p.ej.: 3 en lugar de tres. - No emplee palabras de otro idioma
Esto es también aplicable incluso cuando sean palabras de uso común pero de origen foráneo. Si no fuera posible evitarlas por ser de uso generalizado en el lenguaje cotidiano, explíquelas. - Evite el uso de referencias
- Mencione una dirección de contacto para obtener mayor información, cuando sea posible
Todas las direcciones deberán escribirse utilizando el mismo formato que para un sobre. No escriba una dirección en una sola línea separándola con comas. - Evite el uso de jergas, abreviaturas e iniciales
Evite siempre el uso de jergas profesionales, ya que no tienen sentido y son irrelevantes para la mayoría de las personas que no pertenecen a un determinado gremio. Intente evitar las abreviaturas, salvo que sean conocidas por su grupo objetivo. Explique siempre su significado.
Use los paréntesis cuando sea importante explicar el significado de una palabra que será utilizada por otros. Repita los paréntesis para hacer una observación (p.ej.: “…constitución, las reglas de una organización, …”).
La elaboración de documentos accesibles en un lenguaje de fácil lectura puede generar documentos más largos que el original. Esto se refiere sobre todo a los textos de carácter legal o científicos, cuando es esencial que las personas con retraso mental entiendan los detalles. En tal caso, podría ser necesario dividir el documento en varias secciones cortas para facilitar la lectura.
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Me parecen interesantes los consejos referidos en este comentario. Son como las normas de urbanidad y que, al igual que con ellas, nadie cumple.
Aunque esperemos que no caigan en saco roto.
El problema es que aquí se cruzan dos cuestiones. La libertad creativa que queda limitada y la confusión que el llevarla a cabo conlleva. Es decir que, amparándose en la misma, se crean textos inteligentes y placenteros, pero también surgen creaciones farragosas e ininteligibles.
http://elsexodelasmoscas.bitacoras.com