Cómo crear un documento Word accesible
Actualmente se habla mucho de la accesibilidad web, pero nos olvidamos que en ocasiones es necesario subir un documento a nuestra web, y entonces no solemos plantearnos la accesibilidad de dicho documento.
Con respecto a este tema hay que diferencia dos casos que aunque parecidos son distintos:
- La descarga de documentos de la web. Aunque este no es el tema de esta entrada, simplemente recordar que se debe evitar y cuando no hay más remedio se deben ofrecer varias alternativas libres, por ejemplo: txt, rtf, pdf doc, etc.
- Crear el documento accesible. Este es nuestro caso y más concretamente la creación de un documento word accesible, ya en otras entradas anteriores hemos hablado como crear un documento pdf accesible.
Por tanto, vamos a ver una serie de pautas a seguir a la hora de crear un documento word para darle la mayor accesibilidad posible. Estas pautas están sacadas de una tema de discusión dentro de la lista AccesoWeb, y son las siguientes:
- Estilos y formatos: Para dar formato al texto deberemos usar estilos de párrafo, es decir, encabezado 1, encabezado 2, Cuerpo del texto, etc. definiendo un tamaño de fuente razonable (mínimo 12 puntos).
- Numeración, viñetas: Es conveniente también el uso de numeración y viñetas siempre que queramos representar listas de elementos.
- Columnas: Si nuestro documento va a contener texto en dos o más columnas, deberemos utilizar la herramienta de columnas que nos proporciona Word. Nunca deberemos usar tabuladores o tablas para simular el texto en multicolumna, y además separar las columnas con amplios espacios en blanco.
- Contraste: Otro punto importante a destacar es elegir correctamente la combinación de colores de todos los elementos del documento, de manera que el contraste sea adecuado para que las personas con baja visión no tengan demasiados problemas a la hora de ver el documento. Lo más idóneo es utilizar texto negro sobre un fondo blanco.
- Texto alternativo en imágenes, gráficos: Sin duda otro de los elementos más importantes que deberemos cuidar al hacer el documento, es el hecho de que todas las imágenes existentes en el documento tengan su correspondiente texto alternativo.
- Tablas: Las tablas, son sin duda los elementos en los que tendremos que poner especial atención ya que son los elementos donde podremos tener mayores problemas de accesibilidad. Deberemos usar tablas únicamente cuando sea necesario, es decir por motivos funcionales, y no simplemente por motivos visuales o de maquetación. Además, las tablas deberían leerse coherentemente línea por línea. Otra recomendación útil sobre tablas, es no crear tablas excesivamente grandes, si es posible que quepa en una sola página. Las tablas divididas en varias páginas suelen dar problemas de accesibilidad. Si tenemos que introducir una tabla de más de una página porque no tengamos más remedio,deberemos repetir las cabeceras de la tabla en cada página.
- Comprensión de los textos: Debemos mostrar el texto con claridad, sin desorden. Intentar ser precisos y no utilizar estructuras gramaticales complicadas: prescindir de párrafos de texto denso, utilizar amplios espacios en blanco, utilizar listas para simplificar los párrafos, utilizar frases cortas y sencillas.
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Comentarios
“se deben ofrecer varias alternativas libres, por ejemplo: txt, rtf, pdf doc, etc.”
Bueno, libres, libres… habría que especificar un poco bastante al respecto. Si hay un estándar libre y aprobado como tal es el Open Document Format. y este ya cubre bastantes aspectos de accesibilidad (incluso hay analizadores de accesibilidad para el formato Open Document por la red). sería interesante un post al respecto.
Buen artículo, de esos que se deben tener en los favoritos.
buenas tardes.
quiero subir un documento de word guardado en mi pc, es un listado con viñetas, como tengo que guardarlo (con que formato) y como lo subo a blogger?
muchisimas gracias de antemano!
[…] mi caso, la entrada más visitada es una que cree ya hace un año que se llamaba Cómo crear un documento Word accesible, así que por lo menos tiene algo que ver con la accesibilidad Web, aunque personalmente creo que […]
La accesibilidad no se limita solo a la lectura de los documentos sino que implica cosas importantes que siempre debemos tomar en cuenta al publicar un documento en linea y que pueden hacer que el documento sea “ilegible” en algunas maquinas o que cause problemas al usuario de diverso tipo:
1.- El documento, idealmente, no debe abrirse automaticamente en el navegador sino que debe presentar al usuario la opción de “Abrir o Descargar”. Esto se puede lograr con lenguaje de servidor como PHP, ASP,.NET y otros. Este punto es importante por dos motivos: Si el usuario desea modificar el archivo no podrá guardar los cambios facilmente (No al menos un usuario promedio) y el tiempo de acceso al documento será mayor (El tiempo de carga de cualquier programa de Office dentro del Navegador es siempre mayor y consume más recursos del sistema llegando incluso a colgar la maquina durante su descarga).
2.- Incompatibilidad de Versiones:
A veces sin darnos cuenta, cuando contamos con una versión de Office muy actual guardamos documentos con formatos o caracteristicas no soportadas por versiones anteriores.
En la mayoría de los casos estos documentos no contienen más que textos con formatos simples e imagenes que se verán perfectamente guardadas con el formato de cualquier versión anterior de Office, pero que si guardamos con el formato por defecto de nuestro Office XP no será compatible con versiones antiguas de este programa.
Excelente articulo, además de que conserva la pureza de lo simple.